Reglas claras para una relación sencilla.

Identificación del servicio

SwimRep es una marca y un servicio digital independiente, establecido y operado en Portugal.

• Denominación comercial: SwimRep
• Correo general, soporte y facturación: hola@swimrep.com
• Sitio web: swimrep.com
• Plataforma: app.swimrep.com

Los datos del prestador relevantes para la contratación y facturación constan en la confirmación de la suscripción y en los correspondientes documentos fiscales.

Términos y condiciones de uso

1. Objeto

SwimRep ofrece una plataforma web para la gestión de equipos de natación, incluyendo usuarios, atletas, competiciones, inscripciones, asistencia, resultados, progresión, avisos y funcionalidades relacionadas.

2. Cuenta del club

La persona que crea la cuenta declara tener autorización para representar al club o al equipo. Se convierte en administrador inicial y es responsable de gestionar permisos, mantener los datos correctos y proteger las credenciales. Cada club puede tener hasta dos miembros de gestión con perfiles de administrador, gestor o entrenador, sin perjuicio de cambios futuros comunicados antes de que produzcan efectos. El plan no establece un límite de atletas en las categorías elegidas por el club.

3. Cuentas de atletas y menores

El club es responsable de determinar quién puede acceder a su espacio y de garantizar una base jurídica adecuada para introducir y tratar datos de atletas. Cuando estén implicados menores, el club debe garantizar las autorizaciones e informaciones exigidas a los titulares de la responsabilidad parental. Las credenciales son personales y no deben compartirse.

Cuando el club introduzca o importe datos procedentes de archivos de competición, inscripción o resultados, incluidos archivos LENEX/LXF, es responsable de garantizar que está legitimado para utilizar esos datos para la gestión deportiva de su equipo. El uso de SwimRep no confiere ningún derecho de extracción, reproducción o reutilización sistemática de bases de datos de terceros, y el club debe respetar las condiciones aplicables a las fuentes de las que obtenga los archivos o datos.

4. Uso aceptable

No está permitido utilizar la plataforma para fines ilícitos, intentar eludir controles de acceso, introducir código malicioso, interferir con el servicio, recopilar datos de otros clubes o cargar contenidos sin autorización. SwimRep puede suspender accesos cuando exista un riesgo de seguridad, fraude, incumplimiento grave u obligación legal.

5. Disponibilidad y cambios

SwimRep procura mantener el servicio disponible y seguro, pero puede realizar mantenimiento, correcciones y actualizaciones. Las funcionalidades pueden evolucionar, siempre que no se reduzca de forma material el servicio ya pagado sin información adecuada o una solución proporcional.

6. Propiedad intelectual

La marca, interfaz, software, elementos gráficos y documentación de SwimRep están protegidos por los derechos aplicables. El cliente mantiene los derechos sobre los datos que introduce y concede únicamente los permisos técnicos necesarios para prestar el servicio.

7. Responsabilidad

La plataforma apoya la gestión deportiva, pero no sustituye decisiones técnicas, médicas, federativas o administrativas del club. El cliente debe confirmar plazos, reglamentos, inscripciones y resultados ante las entidades competentes. Ninguna disposición limita derechos imperativos ni excluye responsabilidades que legalmente no puedan excluirse.

8. Finalización

El cliente puede dejar de utilizar la plataforma y cancelar la renovación del plan. Tras finalizar el acceso, los datos quedan sujetos a los plazos de conservación indicados en la Política de Privacidad y a las obligaciones legales aplicables.

9. Ley aplicable

Se aplican las leyes portuguesas, sin perjuicio de las normas imperativas de protección del consumidor que sean aplicables en el país de residencia. Las partes procurarán resolver cualquier divergencia mediante contacto directo antes de recurrir a los medios legalmente disponibles.

Prueba, pagos y cancelación

Periodo gratuito

El club dispone de 5 días de uso gratuito después de completar el registro. No se solicitan datos de pago para empezar, no existe cobro automático y la prueba no se convierte por sí sola en una suscripción de pago. Al finalizar, el acceso queda pausado hasta que el administrador elija un plan y complete el correspondiente pago.

Planes y cobro

Los precios mostrados son importes finales. SwimRep se encuentra en el régimen de exención de IVA aplicable. Antes de la confirmación, el proceso de pago muestra el plan, el precio total, la periodicidad y los métodos de pago disponibles. El botón final identifica inequívocamente que la acción crea una obligación de pago.

Procesamiento y documentos

Los pagos son procesados por Stripe. SwimRep no recibe ni guarda los datos completos de la tarjeta. Tras la confirmación del pago, el cliente puede recibir un comprobante del procesamiento y, cuando corresponda, el documento financiero legalmente exigible emitido por SwimRep. El cliente debe facilitar datos de facturación correctos, incluido el número de identificación fiscal cuando corresponda.

Renovación y cancelación

La suscripción se renueva con la periodicidad elegida. Puede cancelarse en el área de facturación antes de la fecha siguiente; el acceso permanece activo hasta el final del periodo ya pagado. La cancelación impide la siguiente renovación. Salvo obligación legal o fallo imputable a SwimRep, no existe reembolso proporcional de periodos ya iniciados.

Reembolsos y soporte de facturación

Las solicitudes de aclaración, reembolso o corrección deben enviarse a hola@swimrep.com. SwimRep analiza las solicitudes relacionadas con cobro duplicado, importe incorrecto, fallo técnico imputable al servicio u otros casos previstos por la ley y responde, por regla general, en un plazo de 5 días laborables. Cuando proceda un reembolso, se procesa mediante el método de pago original a través de Stripe; los plazos de disponibilidad dependen de la entidad financiera del cliente. Esta política no limita derechos legales imperativos.

Derechos de los consumidores

Cuando el suscriptor sea legalmente considerado consumidor, se aplican los derechos imperativos previstos para los contratos a distancia, incluido el derecho de desistimiento cuando corresponda. Si el consumidor solicita que el servicio de pago comience durante el plazo legal de desistimiento, podrán aplicarse las consecuencias previstas por la ley, siempre con la información y los consentimientos exigidos antes de la contratación.

Fallo de pago y fraude

Si un cobro falla o requiere confirmación adicional, el acceso al servicio se suspende de inmediato. La reactivación se produce automáticamente solo después de que Stripe confirme el pago. Stripe puede efectuar nuevos intentos de cobro y comunicar instrucciones para actualizar o confirmar el método de pago. SwimRep puede suspender o rechazar intentos que presenten indicios razonables de fraude o abuso, sin perjuicio de los derechos legalmente aplicables.

Política de Privacidad

1. Roles en el tratamiento

Para los datos de cuenta, contactos comerciales, newsletter, facturación y operación del servicio, SwimRep actúa como responsable del tratamiento. Para los datos de atletas, asistencia, competiciones y resultados introducidos por un club, el club es normalmente el responsable del tratamiento y SwimRep actúa como encargado del tratamiento, siguiendo instrucciones documentadas. Las condiciones específicas de tratamiento de datos con cada club deben formar parte del contrato comercial.

En los datos deportivos introducidos o importados por el club, incluidos datos de atletas, inscripciones, resultados y archivos LENEX/LXF, SwimRep limita el tratamiento a lo necesario para ofrecer las funcionalidades de gestión deportiva solicitadas por el club, aplicando principios de limitación de la finalidad, minimización de datos, limitación de la conservación y seguridad. La eventual disponibilidad pública de resultados, rankings, archivos u otra información deportiva no elimina la naturaleza de dato personal de la información que permita identificar, directa o indirectamente, a una persona física.

2. Datos tratados

Pueden tratarse nombre, correo electrónico, club, función, identificadores federativos, fecha de nacimiento, género, categoría deportiva, inscripciones, asistencia, resultados, progresión, avisos, registros técnicos, datos de facturación, estado de la suscripción y mensajes enviados mediante los formularios. SwimRep no almacena los datos completos de la tarjeta.

3. Finalidades y bases jurídicas

• Creación y gestión de cuenta, prestación del servicio y soporte: ejecución de contrato o medidas precontractuales.
• Seguridad, prevención de abuso y registros técnicos: interés legítimo en la protección de la plataforma.
• Facturación y obligaciones contables o fiscales: cumplimiento de obligaciones legales.
• Respuesta a contactos: medidas solicitadas por el titular e interés legítimo en responder.
• Newsletter: consentimiento, que puede retirarse en cualquier momento.

4. Proveedores

SwimRep utiliza proveedores necesarios para la operación, concretamente Google Firebase y Google Cloud para alojamiento, autenticación, base de datos y funciones; Stripe para pagos y facturación; Brevo para correos transaccionales y comunicaciones autorizadas; y el proveedor del dominio y reenvío de correo. Estos proveedores tratan únicamente los datos necesarios para su respectivo servicio y conforme a sus términos y garantías.

5. Transferencias internacionales

Algunos proveedores pueden tratar datos fuera del Espacio Económico Europeo. Cuando corresponda, se utilizan mecanismos reconocidos por el RGPD, como decisiones de adecuación o cláusulas contractuales tipo, de acuerdo con la información de cada proveedor.

6. Conservación

• Cuenta y datos del club: durante la relación contractual y durante el periodo necesario para exportación, resolución de litigios y cumplimiento legal.
• Datos deportivos introducidos o importados por el club: durante la relación contractual y mientras sean necesarios para las finalidades de gestión deportiva definidas por el club; tras la finalización se aplican los criterios generales de conservación, exportación y eliminación previstos en esta política y las obligaciones legales aplicables.
• Documentos de facturación: durante el plazo legal aplicable.
• Contactos: hasta 24 meses después de la última interacción, salvo necesidad legítima o legal diferente.
• Newsletter: hasta la retirada del consentimiento o una inactividad prolongada.
• Registros de seguridad: durante el periodo mínimo necesario para la prevención e investigación de incidentes.

7. Derechos

El titular puede solicitar acceso, rectificación, supresión, limitación, oposición y portabilidad, así como retirar el consentimiento sin afectar al tratamiento anterior. La solicitud puede enviarse a hola@swimrep.com. Existe asimismo el derecho a presentar una reclamación ante la Comissão Nacional de Proteção de Dados de Portugal.

8. Seguridad

Se aplican controles de autenticación, separación lógica por club, reglas de acceso, comunicaciones cifradas y gestión protegida de secretos. Ningún sistema elimina totalmente el riesgo; los incidentes se tratan conforme a las obligaciones aplicables.

9. Cambios

Los cambios relevantes serán comunicados de forma adecuada. Cuando la base jurídica sea el consentimiento, un cambio de finalidad que lo exija dará lugar a una nueva solicitud de consentimiento.

Política de Cookies

El sitio web público utiliza únicamente mecanismos técnicos necesarios para el funcionamiento, la seguridad y el envío de los formularios. La plataforma autenticada utiliza almacenamiento local y tecnologías equivalentes necesarias para mantener la sesión, las preferencias y la instalación como aplicación web.

Actualmente, SwimRep no utiliza cookies publicitarias ni activa cookies de analítica en el sitio web público. Si se introducen mecanismos no esenciales, se mostrará información clara y un control de consentimiento antes de su activación. El usuario puede gestionar o eliminar datos técnicos mediante la configuración del navegador, aunque esto puede afectar al inicio de sesión y a algunas funcionalidades.

Contacto y reclamaciones

Para soporte, privacidad, facturación, cancelación o reclamaciones, utiliza hola@swimrep.com. SwimRep procura responder con rapidez y, en el caso de solicitudes de protección de datos, dentro de los plazos legales aplicables.

En las relaciones de consumo, el consumidor puede recurrir a la entidad de resolución alternativa de litigios territorialmente competente. La lista oficial está disponible en el Portal do Consumidor de Portugal. También puede utilizar el Livro de Reclamações Eletrónico, cuando corresponda.